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Die wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers
Inhalt
Die wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers
Was tun Projektmanager eigentlich?
Im weitesten Sinne sind Projektmanager für die Planung, Organisation und Leitung der Fertigstellung bestimmter Projekte für ein Unternehmen verantwortlich und gewährleisten, dass diese Projekte termingerecht, im Rahmen des Budgets und innerhalb des Projektumfangs abgewickelt werden.
Durch die Beaufsichtigung von komplexen Projekten von der Planung bis zum Abschluss haben Projektmanager das Potenzial, die Ausrichtung eines Unternehmens zu beeinflussen und dazu beizutragen, Kosten zu senken, die Effizienz des Unternehmens zu maximieren und den Umsatz zu steigern.
Die genauen Aufgaben eines Projektmanagers hängen von der Branche, dem Unternehmen und der Art der Projekte ab, mit denen er betraut ist. Generell teilen sich jedoch alle Projektmanager die Verantwortung für den sogenannten "Projektzyklus", der aus fünf Phasen (oder Prozessen) besteht:
- Einführung
- Planung
- Ausführen
- Überwachung und Steuerung
- Abschluss
Es mag zwar verlockend sein, diese als "Schritte" zu betrachten, aber das sind sie nicht. Vielmehr handelt es sich um Prozesse, zu denen Projektmanager während der gesamten Projektdauer immer wieder zurückkehren.
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Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Phasen des Projektmanagementprozesses sowie auf die verschiedenen Aufgaben, die ein Projektmanager in jeder Phase übernehmen kann.
1. Einführung
Projektmanager beginnen jedes neue Projekt, indem sie die Hauptziele des Projekts, seinen Zweck und seinen Umfang definieren. Sie ermitteln auch die wichtigsten internen und externen Interessengruppen, erörtern die gemeinsamen Erwartungen und holen die erforderlichen Genehmigungen ein, um ein Projekt voranzubringen.
Wichtige Fragen, die sich Projektmanager in der Einleitungsphase stellen, sind unter anderem:
- Warum ist das Projekt wichtig?
- Was ist das spezifische Problem, das wir zu lösen versuchen?
- Was ist das gewünschte Ergebnis?
- Was sind die Erfolgskriterien für das Projekt?
- Wer sind die Beteiligten an diesem Projekt? Wer ist von diesem Projekt betroffen bzw. wer beeinflusst es?
- Welches sind die Anforderungen und Beschränkungen dieses Projekts?
- Von welchen Annahmen gehen wir aus?
- Wie wird das Projekt finanziert?
- Was liegt in unserem Aufgabenbereich? Was gehört nicht zu unserem Aufgabenbereich?
- Wurde dieses Projekt schon einmal durchgeführt? Wenn ja, was war das Ergebnis? Welche Informationen aus diesem früheren Projekt sollten in diesem Projekt berücksichtigt werden?
Es ist wichtig zu erkennen, dass Projektmanager dies nicht allein tun. Oftmals wird ein Projektmanager erst dann eingesetzt, wenn ein Großteil dieser Arbeit bereits im Gange ist.
Sobald der Projektmanager jedoch zugewiesen ist, muss er sich voll und ganz auf die oben genannten Arbeiten einlassen, die darin münden sollten, dass ein Projekt gechartert und formell zugewiesen wird.
2. Planung
Sobald die Strategie genehmigt ist, arbeiten die Projektmanager mit den wichtigsten Projektbeteiligten zusammen, um einen integrierten Projektplan zu erstellen, der sich auf die Umsetzung der skizzierten Ziele konzentriert.
Der während dieses Prozesses erstellte Plan hilft den Projektmanagern bei der Überwachung von Umfang, Kosten, Fristen, Risiken, Qualitätsfragen und Kommunikation. In dieser Phase skizzieren die Projektmanager die wichtigsten Ergebnisse und Meilensteine und legen die Aufgaben fest, die zur Erreichung der jeweiligen Ziele erledigt werden müssen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die "Planung" eines Projekts erst mit der Durchführung des Projekts endet. Der Projektplan sollte als ein lebendiges Dokument betrachtet werden, das sich im Laufe des Projekts ständig weiterentwickelt und verändert.
3. Ausführen
In dieser Phase führen die Teammitglieder die im Projektplan festgelegten Arbeiten aus, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Die Rolle des Projektmanagers besteht darin, diese Arbeit zuzuweisen und sicherzustellen, dass die Aufgaben wie geplant erledigt werden. Der Projektmanager wird in der Regel auch:
- Schutz des Teams vor Ablenkungen
- Erleichterung der Problemlösung
- Er leitet das Team bei der Bearbeitung von Projektänderungen
4. Überwachung und Steuerung
Obwohl sie als vierte Phase aufgeführt sind, beginnen die Überwachungs- und Kontrollprozesse tatsächlich zu Beginn eines Projekts und setzen sich während der Planung, der Durchführung und des Abschlusses fort. Zu den Aufgaben eines Projektmanagers in der Überwachungs- und Kontrollphase gehören
- die Überwachung des Projektfortschritts
- die Verwaltung des Projektbudgets
- Sicherstellen, dass die wichtigsten Meilensteine erreicht werden
- Vergleich der tatsächlichen Leistung mit der geplanten/vorgesehenen Leistung
Natürlich laufen die Dinge selten genau nach Plan. Daher muss ein Projektmanager flexibel genug sein, um innerhalb des Projektplans zu arbeiten, sich aber auch bereitwillig anpassen, wenn dies erforderlich ist.
"Ich hasse Gehaltsverhandlungen. Es ist wirklich hilfreich, im Voraus Informationen über das Gehaltspaket zu erhalten."
Lea - Eingestellt über juucy
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5. Abschluss
In dieser Phase versuchen die Projektmanager sicherzustellen, dass alle Aktivitäten, die zum Erreichen des Endergebnisses erforderlich sind, abgeschlossen werden. Während des Abschlusses eines Projekts werden die Projektmanager:
- mit dem Kunden zusammenarbeiten, um die formale Bestätigung zu erhalten, dass das Projekt abgeschlossen ist
- Freigabe von Ressourcen (Budget oder Personal), die nicht mehr für das Projekt benötigt werden
- Überprüfung der Arbeit von Drittanbietern oder Partnern, um deren Verträge abzuschließen und deren Rechnungen zu bezahlen
- Archivierung der Projektdateien für künftige Referenz und Verwendung
Nach Abschluss des Projekts wird häufig eine Nachbetrachtung durchgeführt, um die wichtigsten Erkenntnisse zu gewinnen. Wenn man weiß, was gut gelaufen ist, was man anders machen könnte und was man nicht mehr machen sollte, kann man die Projektmanagementpraktiken für die Zukunft verbessern.
Ein Tag im Leben eines Projektmanagers
Wie zuvor beschrieben, hängen die spezifischen Aufgaben, die die Arbeitszeit eines Projektmanagers in Anspruch nehmen, stark davon ab, in welcher Phase des Projektzyklus sich sein Projekt befindet.
Dennoch gibt es eine Reihe allgemeiner Aufgaben, die jeder gute Projektmanager täglich zu erledigen hat. Dazu gehören:
1. Kommunikation mit den Teammitgliedern: Beim Projektmanagement dreht sich alles um Kommunikation, sei es durch E-Mails, Anrufe, tägliche Kontrollbesprechungen oder Teambesprechungen. Projektmanager müssen regelmäßig mit ihren Teammitgliedern kommunizieren, um sich über den Stand der verschiedenen Projekte und mögliche Hindernisse, die es zu überwinden gilt, zu informieren.
2. Kommunikation mit den wichtigsten Beteiligten: Genauso wichtig wie die Kommunikation mit dem Team ist es, die wichtigsten Stakeholder regelmäßig über den Projektfortschritt zu informieren und sicherzustellen, dass das Projekt mit den sich ändernden Unternehmensinitiativen in Einklang steht. Diese Kommunikation kann in vielen Formen erfolgen, z. B. in Form von wöchentlichen oder monatlichen Berichten, regelmäßig aktualisierten Dashboards oder kurzen E-Mails, Anrufen oder Besprechungen. Unabhängig vom Medium ist die Fähigkeit, mit Daten zu kommunizieren, eine wichtige Voraussetzung.
3. Erkennen und Lösen von Problemen: Im Laufe eines Projekts treten häufig Probleme mit dem Umfang, dem Budget, der Verteilung der Ressourcen und anderen Aspekten auf. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, dafür zu sorgen, dass diese Probleme effektiv gelöst werden, um das Projekt auf Kurs zu halten.
4. Kostenplanung: Bei kleinen Projekten kann die Kostenabschätzung eine wöchentliche oder sogar monatliche Aufgabe sein. Bei größeren Projekten, bei denen viele verschiedene Ausgaben zu berücksichtigen sind, kann der Projektleiter jeden Tag Zeit für die Überprüfung der Budgets aufwenden, um sicherzustellen, dass das Projekt die zugewiesenen Ressourcen nicht überschreitet. Dazu kann auch die Überprüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen externer Anbieter gehören, wenn das Projekt solche Partnerschaften umfasst.
5. Zeitmanagement und Freigabe: Um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt, verwenden viele Projektmanager Stundennachweise oder eine Projektmanagement-Software, mit der sie sehen können, wie ihr Team seine Zeit verbringt. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass das Projekt wie geplant voranschreitet, sondern auch, dass die Projektleiter bei Bedarf Ressourcen zwischen den Projekten umschichten können.
6. Teamentwicklung: Ein guter Projektmanager tut mehr als nur die Schritte eines Projekts zu verwalten. Er leitet auch sein Team, um es produktiv und zufrieden zu halten. Dazu gehören auch Übungen zur Teambildung, um die Moral zu stärken, insbesondere nach schwierigen Wochen oder Phasen des Projekts. Wie beispielsweise die Organisation eines wöchentlichen Mittagessens oder einer Happy Hour.
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