Was ist der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter? | Definition, Vorlagen und Best Practices

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Im Personalwesen wird Onboarding als der Prozess der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen definiert. Das Onboarding beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem dem Arbeitnehmer ein Angebot gemacht wird, bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer ein produktives Mitglied des Unternehmens wird.

Wir erläutern, was Onboarding ist, was die einzelnen Schritte des Onboarding-Prozesses beinhalten, warum es für Unternehmen, die sich auf die Mitarbeiter konzentrieren, wichtig ist, welche Vorlage oder Checkliste du für ein optimales Onboarding-Erlebnis verwenden kannst und was Automatisierung und Personalisierung für das Onboarding bedeuten.

Was ist Onboarding?

Unter Onboarding versteht man den Prozess, bei dem ein (neuer) Mitarbeiter mit den Unternehmensrichtlinien, seiner Rolle im Unternehmen und der Unternehmenskultur vertraut gemacht wird. Es geht auch darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich der Mitarbeiter wohlfühlt und frei mit seinen Kollegen interagieren und soziale Beziehungen am Arbeitsplatz aufbauen kann. Insbesondere geht es darum, den Arbeitnehmer dazu zu bringen, den notwendigen Papierkram für die Einhaltung des Arbeitsrechts auszufüllen und ihn mit allen Werkzeugen auszustatten, die er braucht, um seine Arbeit gut zu machen. Während des Onboardings lernen die Mitarbeiter/innen, was das Unternehmen in Bezug auf ihre Fähigkeiten, ihren Kommunikationsstil und ihre Einstellung von ihnen erwartet. Wir haben eine Reihe von Forschungsarbeiten und Studien über Onboarding und seine Wirksamkeit gelesen. Die Ergebnisse aller Studien können in zwei Punkten zusammengefasst werden:

Die Einstellung von Mitarbeitern ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch eine teure Angelegenheit.
Die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen hängt davon ab, wie diese schwer vermittelbaren Mitarbeiter eingearbeitet werden. Wenn sie nicht optimal eingearbeitet werden, kann es sein, dass du sie verlierst, was zu einem weiteren teuren Einstellungszyklus führt.

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Der Erfolg des Onboarding hängt von der Effizienz des Onboarding-Programms ab. Je schneller die Mitarbeiter/innen in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben zu erfüllen, desto schneller werden sie zu wertvollen Mitgliedern des Unternehmens. Onboarding ist nicht nur die Aufgabe der Personalabteilung. Es liegt auch in der Verantwortung des direkten Vorgesetzten, der den Mitarbeiter mit seiner Rolle im Unternehmen, den Leistungserwartungen und der Kultur des Teams, dem er angehören wird, vertraut macht. Darüber hinaus ist Onboarding nicht nur mit neuen Mitarbeitern verbunden. Mitarbeiter/innen, die seitlich in eine neue Rolle wechseln, was als Crossboarding bezeichnet wird (wird später in diesem Artikel behandelt), müssen ebenfalls nach einem ähnlichen Verfahren eingearbeitet werden. Auch wenn sie mit der Unternehmenskultur vertraut sind, kann die Teamkultur eine andere sein. Auch wenn sie mit den Unternehmensrichtlinien vertraut sind, brauchen sie vielleicht einen Mentor, der sie durch ihre neue Rolle führt. Kommen wir nun zu dem, was der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter/innen bedeutet.

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Der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter:

Wie man Mitarbeiter/innen einarbeitet Wenn ein/e potenzielle/r Mitarbeiter/in ein Angebot annimmt, wird er/sie offiziell Teil des Unternehmens. Die folgenden Schritte machen den Onboarding-Prozess aus.

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1. Informiere über die Unternehmensrichtlinien und -vorteile

Informiere den Mitarbeiter am ersten Tag im Unternehmen umfassend über die Richtlinien und Vorteile für den Mitarbeiter. In der Schulung oder in den Unterlagen sollte alles von der Einhaltung von Vorschriften über Versicherungen und Steuerpflichten bis hin zu den Unternehmensrichtlinien zu Urlaub und Diversity und Inklusion behandelt werden. In diesem Schritt solltest du den Mitarbeiter auch alle Formulare unterschreiben lassen, die ihn offiziell als Mitglied des Unternehmens anerkennen. Je nachdem, in welchem Land du arbeitest und ob digitale Unterschriften auf den Formularen der Bundesstaaten akzeptiert werden, kannst du eine Software für das Onboarding von Mitarbeitern nutzen, um neuen Mitarbeitern die notwendigen Unterlagen vor ihrem ersten Arbeitstag im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So können sie alle Compliance-Formalitäten im Voraus erledigen und vom ersten Tag an einen Beitrag zum Team leisten. Die Verwendung digitaler Unterschriften ist auch hilfreich, wenn du Mitarbeiter/innen von außerhalb in das Unternehmen einbinden musst.

2. Verschaffe dir Klarheit über deine Rolle

Was genau wird von einem Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit erwartet? Eine Aufschlüsselung aller täglichen Aufgaben ist wichtig, damit sie Klarheit über ihre Rolle bekommen. Wer gibt diese Informationen weiter? Dies ist der beste Zeitpunkt für die Führungskraft, sich in den Einarbeitungsprozess einzubringen, da sie am besten in der Lage ist, ein klares Bild davon zu vermitteln, welche Aufgaben der/die Arbeitnehmer/in hat. Diese Informationen sollten in den ersten 30 Tagen vermittelt werden, während der neue Mitarbeiter lernt und sich langsam in seine Rolle einarbeitet. In diesem Prozess ist es auch wichtig, den Mitarbeiter darüber zu informieren, mit wem er zusammenarbeiten muss, um seine Arbeit zu erledigen - mit Mitgliedern seines eigenen Teams und mit Mitgliedern anderer Teams. Mit einer automatisierten Lösung wie Bamboo HR können neue Mitarbeiter/innen den Mitgliedern ihres Teams und der unterstützenden Teams vorgestellt werden, lange bevor sie dem Unternehmen beitreten. Diese Softwarelösungen für das Mitarbeiter-Onboarding ermöglichen es jedem Teammitglied, ein Online-Profil zu erstellen, das ein neuer Mitarbeiter durchgehen kann, um mehr über seine Teammitglieder zu erfahren. Ebenso können die Mitarbeiter/innen ihr eigenes Profil erstellen und sich ihren Teammitgliedern vorstellen, lange bevor sie dem Unternehmen beitreten. Sogar beim Crossboarding kannst du das Profil des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin schon im Voraus freigeben. Der Vorteil? Es besteht bereits vom ersten Tag an ein gewisses Maß an Vertrautheit und Freundlichkeit zwischen dem Arbeitnehmer und seinen Kollegen.

3. Erleichtere die Schulung

Die Schulung ist Teil des langfristigen Onboarding-Prozesses und wird am besten von der direkten Führungskraft durchgeführt. Selbst der erfahrenste Mitarbeiter braucht eine Einarbeitungszeit, um zu verstehen, wie die Prozesse in seinem neuen Unternehmen oder seinem neuen Team funktionieren. Unternehmen können schon vor dem ersten Arbeitstag damit beginnen, diese Schulungen durchzuführen. Grundlegende Schulungsunterlagen können verschickt werden, und die Mitarbeiter können mit Hilfe der Employee Onboarding Software eine Aufschlüsselung der Aufgaben erhalten, die sie zu erledigen haben. Mit Hibobs Employee Onboarding Software kann die Personalabteilung maßgeschneiderte Arbeitsabläufe für neue Mitarbeiter/innen einrichten, damit sie wissen, was sie erwartet, wenn sie das Unternehmen betreten. Boardon ist auch eine Pre-Onboarding-Software, mit der du die Zeit vor dem Onboarding effizient nutzen kannst. Freshteam ist eine All-in-One-Lösung für die Einstellung, das Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, mit der du den gesamten Onboarding-Prozess optimieren kannst. Erfahre mehr: Wie man die Beziehung zwischen Recruiting und Onboarding stärkt

4. In die Unternehmenskultur einführen

Die Eingliederung in die Unternehmenskultur ist ein fortlaufender Prozess. Personalleiter/innen und Teamleiter/innen müssen einem/einer Mitarbeiter/in jedoch bei seinem/ihrem Eintritt in das Unternehmen einen umfassenden Überblick über die Kultur geben. Wie können sie das tun? Eine Möglichkeit ist, dafür zu sorgen, dass sich die Kultur in der Vision und dem Leitbild des Unternehmens widerspiegelt. Ist dein Unternehmen output- oder ergebnisorientiert? Wie leicht fällt es deinen Mitarbeitern, auf dich zuzugehen und ein Problem anzusprechen, das sie bei der Arbeit haben? Wie offen sind die Führungskräfte für Gespräche außerhalb der Arbeit? Lege fest, wofür die Unternehmenskultur steht, und sorge dann dafür, dass diese Kultur dem neuen Mitarbeiter vermittelt wird. Du kannst dies auch über deine Onboarding-Software tun, die neuen Mitarbeitern einen direkten Einblick in die Teammitglieder, das Profil des Unternehmens und damit auch in die Kultur deines Unternehmens gibt.

5. Hilf dabei, soziale Beziehungen zu Kollegen aufzubauen

Auch wenn dies nicht vollständig in der Verantwortung der Führungskraft/HR liegt, ist es ihre Aufgabe, die Kommunikation zwischen den Beschäftigten zu erleichtern, auch wenn einige Beschäftigte nicht sehr offen für eine Integration sind. Dazu gehört es, ein Umfeld zu schaffen, in dem Freundschaften zwischen Kollegen gefördert werden. Viele Unternehmen setzen das System der "New-Hire Buddies" ein, bei dem ein Mitarbeiter dem neuen Mitarbeiter hilft, sich am Arbeitsplatz zurechtzufinden - von arbeitsbezogenen Aufgaben bis hin zu administrativen Fragen und allem dazwischen. Eine Hibob-Umfrage ergab jedoch, dass 49 % der befragten Arbeitnehmer/innen sich lieber mit ihren Kolleg/innen anfreunden würden, als sich auf ihren "New-Hire-Buddy" zu beschränken. Diese Information sollte jedoch nicht den Wert eines New-Hire-Buddys schmälern. Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, auf seine neuen Kolleg/innen zuzugehen und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Wenn neue Mitarbeiter/innen oder Teammitglieder einfache Fragen haben, z. B. wie man den Drucker bedient oder wen sie wegen eines ergonomischen Laptopständers ansprechen sollen, kann ein New-Hire-Buddy leicht helfen. Im Zeitalter der künstlichen Intelligenz können Chatbots (s. u.) großartige neue Mitarbeiter/innen sein.

Wie lange dauert die Einarbeitung von Mitarbeitern?

Neu eingestellte Mitarbeiter/innen verbringen zwischen zwei und fünf Stunden mit dem Onboarding für ihre neue Rolle. Diese Zeit wird benötigt, um den Mitarbeiter dazu zu bringen, seine Compliance-Dokumente zu unterschreiben und sich mit dem Rest des Teams bekannt zu machen. Das eigentliche Onboarding beginnt jedoch, sobald dieser Prozess abgeschlossen ist. Ein formelles Onboarding-Programm kann zwischen 30 Tagen, 90 Tagen, 180 Tagen oder gut 365 Tagen liegen. In dieser Phase werden alle Aufgaben, die im vorherigen Abschnitt erwähnt wurden, in einer Umgebung mit kontinuierlicher Unterstützung erledigt. Im Idealfall beginnt das Onboarding oder sollte beginnen, sobald der/die Arbeitnehmer/in das Angebot annimmt. Lade neue Mitarbeiter/innen ein, sich schon vor ihrer ersten Woche auf internen Plattformen anzumelden, damit sie nicht nur das Mitarbeiterhandbuch und die Richtlinien lesen können, sondern auch Gesichter zu Namen zuordnen können, Neuigkeiten aus dem Unternehmen erfahren und sich an sozialen oder kulturellen Veranstaltungen im Unternehmen beteiligen können, z. B. an Clubs, die Menschen mit gemeinsamen Interessen zusammenbringen und den Mitarbeiter/innen helfen, ihre Nische zu finden.

Auch wenn es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, kann der Zeitaufwand für die verschiedenen Aspekte des Onboardings in diese vier Phasen eingeteilt werden:

1. Ein Tag bis eine Woche:

Sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden, den Mitarbeiter mit seiner Rolle vertraut machen

2. Eine Woche bis drei Monate:

Trainiere den Mitarbeiter für seine Arbeit. Mache ihn mit seinen Kollegen vertraut, die für seine Funktion wichtig sind. Hilf ihnen, ein Gefühl für die Kultur des Unternehmens zu bekommen.

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3. Drei Monate bis sechs Monate:

Beurteile ihre Leistung und stelle sicher, dass sie alles haben, was sie brauchen, um ihre Aufgaben optimal zu erfüllen. Nimm ihr Feedback auf, um ihr Engagement zu messen.

4. Sechs Monate bis ein Jahr:

Der/die Mitarbeiter/in sollte ein umfassendes Wissen über seine/ihre Rolle, den Markt, das Unternehmen und die Branche entwickelt haben. Er sollte sich in das Unternehmen und die Unternehmenskultur eingearbeitet haben.

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Vorlage für den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

Um eine sinnvolle Mitarbeitererfahrung zu bieten, musst du sicherstellen, dass du schon beim Onboarding ein hervorragendes Erlebnis für deine Mitarbeiter bereitstellst. Dies kann durch eine Onboarding-Checkliste geschehen, die sicherstellt, dass der neue Mitarbeiter alle notwendigen Informationen erhalten hat, um effektiv mit seiner Arbeit zu beginnen. Im Folgenden findest du Beispiele für zwei Onboarding-Vorlagen, eine für Personalverantwortliche und eine für unmittelbare Führungskräfte. Während der Onboarding-Prozess, wie oben beschrieben, bei der Personalabteilung beginnt, wird er bei den direkten Vorgesetzten fortgesetzt.

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Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitern

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer brechen eine Stelle ab, selbst wenn sie ein Angebot angenommen haben. Das ist etwas, was du vielleicht nicht kontrollieren kannst. Was du jedoch kontrollieren kannst, ist die Art und Weise, wie die Erfahrung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin nach seinem/ihrem Eintritt in dein Unternehmen gestaltet wird. Wir stellen fest, dass sich die Trends beim Onboarding von Mitarbeitern dahingehend ändern, dass Automatisierung und Fortbildung zu den Hauptpfeilern des Onboarding-Prozesses werden und ein größerer Fokus auf das Onboarding-Erlebnis gelegt wird. Während dies früher nur in wenigen Unternehmen der Fall war, sind jetzt auch kleinere Unternehmen gezwungen, auf das Onboarding-Erlebnis zu achten und sicherzustellen, dass sie ihre Mitarbeiter/innen an sich binden können. Diese Trends werden nun zu Best Practices für das Onboarding. Einige Best Practices sind Evergreens, andere sind Trends, die sich zu Best Practices entwickeln, während wir uns auf die Zukunft der Arbeit zubewegen. Werfen wir einen Blick darauf.

1. Sicherstellen, dass die Stelle mit der Stellenbeschreibung übereinstimmt und umgekehrt

Oft wird den Beschäftigten eine bestimmte Rolle versprochen, aber die Aufschlüsselung der Aufgaben in der Stelle zeigt etwas ganz anderes als ihre Erwartungen. In der oben erwähnten Hibob-Umfrage gaben mehr als 25 % der Beschäftigten an, dass sie nicht genügend Informationen über ihre Stelle erhalten haben, bevor sie das Angebot angenommen haben. Andererseits gaben 40 % an, dass ihr Job genau so war, wie er im Vorstellungsgespräch beschrieben wurde. Um dieses Problem zu lösen, ist ein transparenter Einstellungsprozess und ein transparentes Vorstellungsgespräch erforderlich. Wenn man Talente auf der Grundlage von Stellenbeschreibungen anwirbt, die die Bewerber/innen hören wollen, statt auf der Grundlage dessen, was die Stelle tatsächlich beinhaltet, kann das für die Arbeitnehmer/innen den Ausschlag geben. Mit einem KI-gestützten Schreibwerkzeug wie Textio kannst du intelligente Stellenbeschreibungen verfassen und diese Herausforderung meistern.

2. Automatisiere und personalisiere den Einstellungsprozess

Da die Technologie die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten, leben und interagieren, hat niemand mehr die Geduld, Unmengen an manuellen Unterlagen auf Papier auszufüllen. Ziehe stattdessen in Erwägung, eine Onboarding-Software zu installieren, bei der die grundlegenden Informationen ausgefüllt werden müssen und der Rest aus anderen Datenquellen kommt. Konfiguriere die notwendigen Genehmigungsprozesse in den Onboarding-Workflow, damit der neue Mitarbeiter über die Erledigung der Formalitäten informiert wird. Messe und analysiere, wie gut du den Prozess mit Hilfe von benutzerdefinierten Warnmeldungen, Dashboards und Berichten umsetzt. Um auf dem richtigen Weg zu sein, muss die Personalabteilung von Anfang an die richtigen Vorschriften einbauen. Von der Dokumentenüberprüfung über die Hintergrundprüfung bis hin zur Projektzuweisung und Kommunikation kannst du den gesamten Prozess rationalisieren. Die meisten Softwareprogramme verfügen über automatische Erinnerungen, so dass du dich auf den strategischen Teil des Onboardings konzentrieren kannst, ohne lästige To-Dos zu verfolgen. Ein intelligentes Onboarding ist ein Muss für ein gutes Nutzererlebnis. Durch die Automatisierung des Onboardings kann in der ersten Woche stundenlange Verwaltungsarbeit eingespart werden. So können neue Teammitglieder nicht nur sofort loslegen, sondern sie können auch ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickeln und mehr über das Unternehmen, die Abteilung und die Teammitglieder erfahren, bevor der erste Tag vorbei ist. Onboarding-Software kann auch dazu genutzt werden, dass bestehende Mitarbeiter/innen mehr über ihre neuen Teammitglieder erfahren. Stell dir vor, ein neuer Mitarbeiter findet bei seiner Ankunft einen Kaffee seiner Wahl aus seinem Lieblingscafé an seinem Schreibtisch. Diese Art der Personalisierung, die aus kleinen, aber bedeutungsvollen Gesten besteht, kann die Einstellung der Beschäftigten zum Unternehmen langfristig verändern. Du könntest sogar eine Video-Onboarding-Strategie in Betracht ziehen, um neuen Mitarbeitern den Einstieg in ihren Job so schnell und bequem wie möglich zu machen.

3. Erstelle einen durchgängigen Onboarding-Zeitplan und halte dich daran

Wenn du den Onboarding-Prozess intelligenter und stressfreier gestalten willst, setze die Best Practices in die Tat um, indem du die oben beschriebene Onboarding-Vorlage für alles verwendest, was in der ersten Woche/am ersten Tag nach der Ankunft des Mitarbeiters in den Geschäftsräumen passieren soll. Gib diese Tabelle auch an die neuen Mitarbeiter weiter, damit sie wissen, was sie erwartet.

4. Besprich alles, was notwendig ist, und lass weg, was nicht notwendig ist.

Je nachdem, wofür sich der Arbeitnehmer entscheidet (Vergütungsbestandteile, Sozialleistungen, Arbeitsregelungen usw.), ist es wichtig, festzulegen, was im Rahmen des Einführungsprogramms ein Muss und was optional ist. Das hängt von der Rolle und Funktion ab und davon, was die Führungskraft abdecken möchte. Zum Beispiel sollte das Wissen über die Unternehmenskultur für jeden Mitarbeiter Pflicht sein, aber die Einweisung in ein Versicherungssystem ist für jemanden, der sich nicht dafür entschieden hat, vielleicht nicht notwendig.

5. Vollständige Informationen über die Unternehmenspolitik bereitstellen

Ein Grund, warum es schwierig sein kann, Mitarbeiter/innen zu halten, ist, dass sie bei ihrer Einstellung nicht genügend Informationen über die Unternehmenspolitik erhalten haben. Überraschungen in Form von Gehaltskürzungen, wenn sie eine halbe Stunde vor Arbeitsende gehen, oder wenn sie nicht im Voraus über die Urlaubspolitik informiert werden, können sie abschrecken. Und so verlassen die Mitarbeiter das Unternehmen, sobald sie es betreten haben. Ein gut dokumentiertes Mitarbeiterhandbuch, das den Beschäftigten von Anfang an zur Verfügung gestellt wird, ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie alle Informationen haben, die sie brauchen, wenn sie ihre neue Stelle antreten. Dies kann über deine Onboarding-Plattform oder auch einfach über das Intranet deines Unternehmens geschehen. Es ist eine gute Idee, deinen Chatbot auch für die Beantwortung solcher Fragen einzusetzen, denn nicht jeder Arbeitnehmer kann sich alle Richtlinien aus dem Handbuch merken.

6. Stelle alle Werkzeuge zur Verfügung, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Dazu gehört, dass du den Raum, der dem Mitarbeiter zugewiesen wurde, aufräumst, die Zugangskarten und Mitarbeiterausweise organisierst und bei der Einrichtung der IT-Ausrüstung hilfst. Stelle außerdem sicher, dass alle Kommunikations- und Selbstbedienungskonten eingerichtet sind, bevor der/die Mitarbeiter/in seine/ihre Arbeit aufnimmt.

7. Begrüßung durchführen

Es ist wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter als Teil des Teams willkommen fühlt. Stelle sicher, dass du eine Liste der Mitarbeiter/innen hast, die sie in den ersten Tagen kennenlernen sollen, und plane ihre Zeit ein, damit die Treffen stattfinden können. Bei bestimmten Aufgaben ist es wichtig, ein Gespräch mit der Leitung zu ermöglichen. Die Tatsache, dass sich die Führungskräfte Zeit nehmen, um etwas über sie zu erfahren, gibt den Menschen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist eine Video-CEO-Interaktion, wenn du geografische Herausforderungen hast. Andere kleine Aspekte, die du im Hinterkopf behalten solltest, sind die Einladung neuer Mitarbeiter/innen oder Teammitglieder zum Mittagessen und das Informieren über die Gepflogenheiten des Unternehmens. Das Ziel ist es, die Mitarbeiter/innen herzlich willkommen zu heißen, damit sie sich vom ersten Tag an wohlfühlen und sich integrieren.

8. Vermeide ein isoliertes Onboarding-Erlebnis

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Zehavi erwähnt, ist, dass neue Mitarbeiter/innen häufig von negativen Onboarding-Erfahrungen berichten, wenn sie als Einzelperson und nicht in einer Gruppe aufgenommen werden, da dies zusätzlichen Stress verursachen kann. Es ist überwältigend, das neue Gesicht im Unternehmen zu sein. Aber eine positive Unternehmenskultur und ein New-Hire-Buddy können das ändern. Die Unterstützung durch einen Mentor/Kollegen kann den Stress in einer neuen Umgebung lindern. Und wie bereits erwähnt, kann die Unterstützung durch Chatbots das Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter/innen deutlich verbessern.

9. Onboarding-Kennzahlen messen

Ein intelligentes Onboarding-System zeigt in der Regel eine Reihe relevanter Onboarding-Kennzahlen an, die dabei helfen, die Effektivität und Effizienz des Onboarding-Prozesses zu verfolgen. Einige der wichtigsten Kennzahlen sind Kosten, Engagement, Schulungskosten und Ergebnisse für neue Mitarbeiter, Erfolgsquoten im Nachfolgemanagement und Mitarbeiterbindung. Einige Personalabteilungen gehen noch einen Schritt weiter und berechnen den ROI des Onboarding-Prozesses, indem sie ihn mit der Leistung, den Entwicklungskosten, der Fluktuationsstatistik und den Talentmanagementinitiativen verknüpfen. All dies zusammengenommen hilft dir, den Onboarding-Prozess effizient zu gestalten, während du in einem engen Talentmarkt mehr Talente einstellst.

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Mehr als nur Onboarding | Crossboarding und Offboarding

Crossboarding und Offboarding Wie bereits erwähnt, bedeutet Crossboarding, dass vorhandene Mitarbeiter/innen für eine neue Aufgabe im Unternehmen eingesetzt werden, anstatt externe Talente einzustellen. Durch Schulung, Weiterbildung oder Umschulung des Mitarbeiters befähigt das Unternehmen ihn, die neue Aufgabe zu übernehmen. Auch diese Mitarbeiter/innen müssen eingearbeitet werden, indem sie über ihre neue Berichtsstruktur, die neuen Fähigkeiten, die sie für ihre Arbeit benötigen, und die neuen Leistungsindikatoren informiert werden, und der Transfer in die neue Rolle fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich der Personalabteilung.

Crossboarding

Abgesehen von den oben genannten Best Practices gibt es drei Möglichkeiten, das Crossboarding eines Mitarbeiters effizient zu gestalten:

1. Identifiziere Kostenlücken und schließe sie mit den richtigen Talenten

Kluge HR-Manager haben immer ein Auge auf die Einstellungskosten und suchen nach einem alternativen Mechanismus zur Stellenbesetzung, bei dem ein bestehender Mitarbeiter mit dem richtigen Talent und der richtigen Eignung in eine neuere und erweiterte Rolle versetzt wird. Das stärkt den Arbeitnehmer, minimiert die Investitionen und schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit und Verantwortung.

2. Kommuniziere deine Erwartungen klar

Oft fühlt sich ein Mitarbeiter durch den Rollenwechsel überrumpelt. Es ist wichtig, ihnen das Gefühl zu geben, dass es sich nicht um einen Rückschritt handelt, sondern um eine Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen. Das ist wichtig, damit sie sich tatsächlich in die erweiterte Rolle einbringen und wirklich etwas leisten.

3. Nutze dein soziales Netzwerk

Gute Personalverantwortliche haben immer ein offenes Ohr für die Welt. Sie nehmen aktuelle Trends auf, sammeln Daten über Arbeitsfrustration und versetzen gute Arbeitskräfte schnell in neue Aufgaben, bevor sie sich nach außen hin zeigen. Der Aufbau von Beziehungen ist der Eckpfeiler im Werkzeugkasten jedes HR-Teams.

Offboarding

Manchmal können Unternehmen etwas kaltschnäuzig sein, wenn es darum geht, einen Mitarbeiter zu entlassen. Das kann bei den Beschäftigten ein Gefühl der Enttäuschung und des Unmuts hervorrufen und ihnen die Möglichkeit nehmen, wieder eingestellt zu werden. Hier sind drei Möglichkeiten, dies zu vermeiden:

1. Schaffe Erinnerungen

Unabhängig von den Gründen für das Ausscheiden eines Mitarbeiters ist es wichtig, sich mit Wärme und einem Maß an Freundlichkeit zu verabschieden, das den ersten Eindruck eines Einarbeitungsprogramms nicht schmälert. Feiere, was der Mitarbeiter erreicht hat, organisiere eine Abschiedsfeier und sprich positiv über den Mitarbeiter. Eines Tages könnte dies eine Wende herbeiführen.

2. Sammle Feedback

Versuche zu verstehen, was zum Ausscheiden des Mitarbeiters geführt hat. Gab es ein arbeitsbezogenes Problem, das nicht gelöst werden konnte? Hatten sie Schwierigkeiten, sich in die Unternehmenskultur einzufügen? Ein detaillierter Offboarding-Prozess ist genauso wichtig wie der Onboarding-Prozess und kann dazu beitragen, zukünftige Fluktuationsprobleme einzudämmen.

3. Einhaltung von Vorschriften gewährleisten

Es ist wichtig, dass alle Sicherheitsprotokolle und gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, auch wenn die Mitarbeiter das Unternehmen Monate (oder Jahre) nach ihrem Onboarding-Programm verlassen. Eine detaillierte Vorlage für das Austrittsmanagement, ein Zeitplan und eine Checkliste machen diesen Prozess kinderleicht und fehlerfrei.

Das Onboarding-Erlebnis und die Mitarbeiterbindung sind eng miteinander verbunden

Daten zeigen, dass neue Mitarbeiter/innen sich mehr davor fürchten, sich an die Politik und die Persönlichkeiten im Büro anzupassen, als neue Protokolle zu lernen oder Papierkram auszufüllen. Wenn du feststellst, dass in deinem Büro ein Cliquencharakter herrscht, werden deine neuen Mitarbeiter das merken. Eine Büroumgebung, die kein Gefühl der Integration und Gemeinschaft vermittelt, kann für neue Mitarbeiter/innen extrem abschreckend und einschüchternd wirken.

Kann die Personalabteilung das also ändern? Nicht allein.

In traditionellen Büroumgebungen arbeiten die HR-Teams nicht so eng mit den Beschäftigten zusammen wie die Teamleiter/innen, so dass es für die Personalabteilung schwierig sein kann, Veränderungen herbeizuführen. Es ist wichtig, dass die Führungskräfte eine Kulturschulung erhalten, damit sie in der Lage sind, ein möglichst integratives Umfeld für neue Teammitglieder zu schaffen. Formelle Einführungsprogramme für Mitarbeiter/innen führen mit größerer Wahrscheinlichkeit zum Erfolg, weil sie strukturiert sind. Sie helfen den Mitarbeitern, sich durch eine Reihe geplanter, aufeinander folgender Aufgaben mit dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und seiner Kultur vertraut zu machen. Auch wenn es für die Mitarbeiter/innen eine Herausforderung sein mag, sich alles auf einmal zu merken, ist dies weitaus besser als der "Sink or Swim"-Ansatz, bei dem sie herausfinden müssen, wie sie eine bestimmte Aufgabe am Arbeitsplatz am besten angehen.

Manche Fälle von Mitarbeiterfluktuation lassen sich nicht vorhersehen oder vermeiden, aber die Fluktuation, die durch ein schlechtes Mitarbeiterengagement entsteht, kann kontrolliert werden. Das geht natürlich nur, wenn du vom ersten Tag an für eine positive Erfahrung bei der Eingliederung deiner Mitarbeiter sorgst. Genauso wie der erste Eindruck beim Kennenlernen von Menschen wichtig ist, ist er auch wichtig, wenn Mitarbeiter/innen zum ersten Mal mit dem Unternehmen in Kontakt kommen.
Unabhängig davon, ob du deine Mitarbeiter einzeln oder in Gruppen einführst, ist es wichtig, ihnen ein einheitliches Erlebnis zu bieten. Dies kann bis zu einem gewissen Grad erreicht werden, wenn du wichtige Aufgaben automatisierst und ein digitales Onboarding-Erlebnis für deine Mitarbeiter/innen bereitstellst, z. B. indem du ihnen vorab Dokumente zur Einhaltung von Vorschriften zur Verfügung stellst, ihre Aufgaben aufschlüsselst und ihnen Einblicke in die Teams gibst, denen sie angehören werden. Außerdem solltest du in den ersten 15, 30, 60 und 90 Tagen regelmäßig Umfragen zum Onboarding durchführen. Dies dient zwei Zwecken. Erstens hilft es dir, ein einheitliches Einarbeitungsprogramm für alle neuen Mitarbeiter/innen zu erstellen. Zweitens erfährst du so, wie es deinen neuen Mitarbeitern geht, ob sie Hilfe brauchen oder ob sie ein bestimmtes Feedback für dich haben. Diese Umfragen können über einen Chatbot durchgeführt werden, so dass die Mitarbeiter/innen die Umfrage in ihrer Freizeit durchführen können.

Das sich verändernde Gesicht des Employee Onboarding

Auf dem Weg in die Zukunft der Arbeit geht es beim Onboarding um mehr als nur die Einhaltung von Vorschriften und die Integration in die Arbeitskultur.
Onboarding ist nicht nur für neue Mitarbeiter/innen gedacht. Es gilt für die gesamte Belegschaft. HR-Führungskräfte betonen die Bedeutung des kontinuierlichen Lernens und müssen ihre gesamte Belegschaft, nicht nur die neu eingestellten Mitarbeiter/innen, mit den erforderlichen Fähigkeiten ausstatten und sie kontinuierlich in neue Rollen einarbeiten, die für das Unternehmen wertvoll und relevant sind. Zu diesen neuen Fähigkeiten gehören kritisches Denken, aktives Lernen und eine agile Denkweise, um eine dauerhafte Relevanz für ihr Unternehmen und ihre Karriere zu erreichen.

Während des Onboarding-Prozesses ist es also wichtig sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter/innen mit der Kultur, in die sie aufgenommen werden, zufrieden sind, aber es ist auch wichtig, sie kontinuierlich weiterzubilden, damit sie in ihrem Job relevant bleiben. Ein positives und technologiegestütztes Onboarding-Erlebnis wird viel schneller zu einem höheren Engagement und einer hohen Leistung und Produktivität am Arbeitsplatz führen.

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