Was ist ein Personalinformationssystem? |
Ein Leitfaden für Personalfachleute.

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Ein Personalinformationssystem ist die am häufigsten verwendete Software im Personalwesen. In diesem Artikel geben wir einen Überblick darüber, was ein Personalinformationssystem ist, seine wichtigsten Funktionen und alles, was du wissen musst, um ein grundlegendes Verständnis für das Personalinformationssystem zu haben.

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Was ist ein Personalinformationssystem?

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HRIS steht für Human Resources Information System. Das Personalinformationssystem ist ein System, das dazu dient, Daten über die Beschäftigten eines Unternehmens zu sammeln und zu speichern.

In den meisten Fällen umfasst ein Personalinformationssystem die grundlegenden Funktionen, die für ein durchgängiges Personalmanagement (HRM) benötigt werden. Es ist ein System für Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung und vieles mehr.

Ein Personalinformationssystem wird auch als Personalinformationssystem-Software bezeichnet. Das ist etwas verwirrend, denn es impliziert, dass verschiedene Systeme mit unterschiedlicher Software betrieben werden können. Das ist jedoch nicht der Fall. Das HRIS ist im Grunde genommen ein HR-Softwarepaket.

Das Personalinformationssystem kann entweder auf der unternehmenseigenen technischen Infrastruktur laufen oder, was heutzutage üblicher ist, in der Cloud betrieben werden. Das bedeutet, dass die HR-Software außerhalb des Firmengeländes läuft und viel einfacher zu aktualisieren ist.

Andere gebräuchliche Bezeichnungen sind Human Resources Information System und Human Resources Management , oder Human Resources Management System. Das sind alles verschiedene Begriffe für dieselbe Sache. Zusammen werden diese Systeme auch als Human Capital Management Systeme oder HCM bezeichnet. In diesem Artikel werden wir die Begriffe HRIS und HRIS-Systeme synonym verwenden.

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Vorteile eines Personalinformationssystems

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Wie wir in unserem Digitalen HR-Zertifikatsprogramm besprechen, hat der Einsatz eines HRIS eine Reihe von klaren Vorteilen. Deshalb setzen Unternehmen jeder Größe dieses Instrument zur Unterstützung ihrer Personalarbeit ein. Das HRIS speichert zentral die Mitarbeiterdaten. Ein breites Spektrum an Mitarbeiterdaten ist dann in einem einzigen System leicht zugänglich.

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• Aktenführung. Ein Human Resources Information System (HRIS) ist ein Aufzeichnungssystem, das alle Änderungen im Zusammenhang mit den Beschäftigten festhält. Das Personalinformationssystem kann als die einzige Quelle der Wahrheit angesehen werden, wenn es um Personaldaten geht.
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• Einhaltung von Vorschriften. Einige Daten werden aus Gründen der Compliance gesammelt und gespeichert. Dazu gehört Material zur Identifizierung von Mitarbeitern im Falle von Diebstahl, Betrug oder anderem Fehlverhalten, Informationen zur ersten Kontaktaufnahme bei Unfällen, Informationen zur Identifizierung von Bürgern für das Finanzamt und Ablaufdaten für vorgeschriebene Zertifizierungen. All diese Informationen können im HRIS gespeichert werden. Es ist wichtig, dass die Daten in Übereinstimmung mit den GDPR-Bestimmungen sicher und geschützt gespeichert werden.
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• Effizienz. All diese Informationen an einem Ort zu haben, ist nicht nur gut für die Genauigkeit, sondern spart auch Zeit. Einige Unternehmen bewahren viele Daten über ihre Beschäftigten immer noch in Form von Papierdokumenten auf. Die Suche nach dem richtigen Ordner und dem richtigen Blatt kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
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• HR-Strategie. Das Personalinformationssystem ermöglicht die Nachverfolgung von Daten, die für die Weiterentwicklung der Personal- und Unternehmensstrategie erforderlich sind. Je nach den Prioritäten des Unternehmens müssen unterschiedliche Daten erfasst werden. Hier kommt das HRIS ins Spiel.
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• Self-Service HR. Ein letzter Vorteil ist die Möglichkeit, Mitarbeitern und Führungskräften Self-Service-HR anzubieten. So können die Beschäftigten ihre Angelegenheiten selbst regeln. Wenn es richtig gemacht wird, kann das HRIS den Mitarbeitern eine gute Erfahrung bieten. Bedenke, dass nicht alle Personalinformationssysteme dies auf eine benutzerfreundliche Weise bieten!

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Die Arbeit mit einem Personalinformationssystem hat viele Vorteile für das Unternehmen, die Personalabteilung und die Beschäftigten. Der Einsatz eines HRIS wird interessant, wenn du zwischen 30 und 50 Mitarbeiter hast.

Dann wird es mühsam, diese grundlegenden Informationen in Excel zu verwalten, und einfache Verfahren wie die Genehmigung des Urlaubs von Mitarbeitern müssen standardisiert werden.

Der Einsatz eines Personalinformationssystems ist vor allem für große Unternehmen von Vorteil, die in der Regel fortschrittlichere Personalinformationssysteme zur Unterstützung verschiedener Personalfunktionen einsetzen. Für kleine Unternehmen ist ein einfaches Personalinformationssystem besser geeignet.

Funktionen von Personalinformationssystemen

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Es gibt verschiedene Arten von Personalinformationssystemen und Software. Da ein HRIS alle Funktionen für das Personalwesen umfasst, sind alle einzelnen Funktionen Teil des Systems. Zu diesen Funktionen gehören:

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• Applicant Tracking System (ATS). Diese Software ist für die gesamte Personalbeschaffung des Unternehmens zuständig. Sie erfasst Bewerberdaten und Lebensläufe, ermöglicht es den Personalverantwortlichen, offene Stellen mit geeigneten Bewerbern aus dem Bewerberpool des Unternehmens abzugleichen, und hilft bei der Steuerung des Einstellungsprozesses.
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• Gehaltsabrechnung. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisiert den Lohnprozess der Mitarbeiter. Vertragsdaten und Informationen über Neueinstellungen werden oft in dieses System eingegeben - manchmal in Kombination mit Zeiterfassungsdaten - und am Ende des Monats werden Zahlungsaufträge erstellt.
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• Verwaltung der Sozialleistungen. Eine weitere Funktion des HRIS ist die Verwaltung der Sozialleistungen. Die Arbeitgeberleistungen sind ein wichtiger Aspekt der Vergütung und werden ebenfalls in diesem System verwaltet. Fortschrittlichere Systeme bieten ein Selbstbedienungsmodell für Mitarbeiterleistungen an. In diesem Fall können die Beschäftigten die Leistungen, die sie suchen, selbst auswählen. Der eine möchte vielleicht mehr Vaterschaftsurlaub, der andere einen teureren Firmenwagen. Diese Selbstverwaltung der MitarbeiterInnen bei den Leistungen wird auch als Cafeteria-Modell bezeichnet.

• Zeit- und Anwesenheitserfassung. Dieses Modul sammelt die Zeit- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter. Diese sind vor allem für Schichtarbeiter relevant, bei denen die Mitarbeiter ein- und ausstempeln. Früher haben die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten oft auf einem Blatt Papier notiert. Dann gab der Vorgesetzte die Daten manuell in ein Zeiterfassungssystem ein. Auf der Grundlage dieser Daten wurden Zahlungsanweisungen erstellt und an alle Beschäftigten ausgezahlt. Heutzutage checken die Beschäftigten oft per Fingerabdruck oder mit einer Karte ein, die mit einem Personalinformationssystem synchronisiert ist. Dadurch wird die genaue Ankunfts- und Abfahrtszeit ermittelt. Probleme mit Verspätungen werden so leicht erkannt.
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• Schulung. Lernen und Entwicklung ist ein Schlüsselelement für die Mitarbeiterverwaltung. Mit diesem Modul kann die Personalabteilung die Qualifikationen, Zertifizierungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter verfolgen und einen Überblick über die verfügbaren Kurse für die Mitarbeiter des Unternehmens erhalten. Dieses Modul wird oft als LMS oder Learning Management System bezeichnet, wenn es ein eigenständiges System ist. Ein LMS umfasst in der Regel verfügbare E-Learning- und andere Kurse, die von den Beschäftigten besucht werden können.
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• Leistungsmanagement. Das Leistungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterführung. Leistungsbeurteilungen werden einmal oder mehrmals im Jahr von der direkten Führungskraft oder den Kollegen des Mitarbeiters erstellt.
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• Nachfolgeplanung. Eine weitere wichtige Komponente eines Personalinformationssystems ist die Schaffung einer Talentpipeline und die Bereitstellung von Ersatzkräften für Schlüsselpositionen im Unternehmen.
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• Selbstverwaltung der MitarbeiterInnen. Die Selbstverwaltung der MitarbeiterInnen wurde bereits erwähnt. Unternehmen konzentrieren sich zunehmend darauf, dass die Mitarbeiter und ihre direkten Vorgesetzten ihre Daten selbst verwalten. Anträge wie Urlaub können vom Mitarbeiter selbst gestellt werden. Nach der Genehmigung werden diese dann sofort im System gespeichert (und zur Nachverfolgung für die Lohn- und Sozialleistungsabrechnung registriert).
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• Berichte und Analysen. Ein viel selteneres Modul in HRIS-Systemen ist das Berichtswesen und die Analytik. Moderne Systeme ermöglichen die Erstellung automatisierter HR-Berichte zu verschiedenen Themen wie Mitarbeiterfluktuation, Fehlzeiten, Leistung und mehr. Bei der Analyse geht es um die Auswertung dieser Erkenntnisse für eine fundiertere Entscheidungsfindung. Im folgenden Abschnitt erklären wir mehr darüber.

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Berichte und Analysen in einem Personalinformationssystem

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Allen Personalinformationssystemen ist gemeinsam, dass sie als transaktionale Systeme konzipiert sind. Sie sind Datenbanken, die die Transaktionen eines Unternehmens aufzeichnen. Ein Beispiel für eine Transaktion ist der Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen.

Es wird ein neuer Datensatz angelegt, und die Person gilt als "aktiv". Wenn eine Person das Unternehmen drei Monate später verlässt, wird eine neue Transaktion erfasst, bei der der Status der Person auf "gekündigt" gesetzt wird.

Die Tatsache, dass diese Systeme als Transaktionssysteme konzipiert sind, macht sie schlecht für Datenberichte und Analysen. Dafür sind sie einfach nicht ausgelegt. Außerdem haben nicht alle Personalinformationssysteme alle oben genannten Funktionen eingebaut.

Einige Funktionen, wie Gehaltsabrechnung, LMS oder ATS, können auch in externen Systemen erfasst werden. Das macht die HR-Berichterstattung noch schwieriger, da die Daten in mehreren Systemen verstreut sind. Um Daten melden zu können, muss eine neue Schicht über alle HR-Systeme gelegt werden, um die HR-Daten zu melden und zu analysieren.

Das ist der zweite Grund, warum der praktische Nutzen von Berichten und Analysen für diese Systeme begrenzt ist. Sei dir dessen bewusst, wenn du mit HRIS-Anbietern sprichst, denn sie preisen ihre Systeme oft als exzellent für Datenberichte und Analysen an.

Anbieter von Personalinformationssystemen

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Der Markt für HRIS-Software ist hart umkämpft; es gibt Tausende von HRIS-Anbietern, unter denen du dich entscheiden musst. Der unten stehende Magic Quadrant von Gartner listet die bekanntesten Human Capital Management-Anzüge für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern auf. Dazu gehören Workday, Oracle, SAP, ADP, Ceridian, Kronos und viele mehr. Es wäre unmöglich, alle HRIS-Anbieter aufzulisten oder das beste HRIS zu bestimmen.

Es kann nicht verallgemeinert werden, denn das beste Personalinformationssystem für dein Unternehmen hängt von den spezifischen Bedürfnissen einer Organisation ab. Diese fünf HCMs gelten weithin als führend.

Cornerstone

Cornerstone OnDemand ist das einzige Unternehmen, das nicht im Magic Quadrant von Gartner aufgeführt ist. Als einer der größten Anbieter für kleine und mittlere Unternehmen bietet es verschiedene Suiten an, darunter Recruiting, Learning, Performance Management und ein E-Learning LMS.

Workday

Workday ist wohl eines der bekanntesten Personalinformationssysteme auf dem Markt. Es wurde 2005 gegründet und hat sich schnell zu einem globalen HRIS-Riesen mit über 10.000 Mitarbeitern entwickelt. Workday ist speziell auf mittelständische und große Unternehmen zugeschnitten.

SAP

SAP ist besser bekannt als ERP, oder Enterprise Resource System. Dabei handelt es sich um Systeme, die die Ressourcen eines Unternehmens verwalten, zu denen u.a. finanzielle Mittel, Aufträge und Mitarbeiter gehören. Im Jahr 2011 hat SAP SuccessFactors übernommen, wodurch SAP SuccessFactors zu einem der wichtigsten Akteure auf dem HCM-Markt wurde, insbesondere für große Unternehmen.

Oracle

Oracle HCM Cloud wurde 2011 auf den Markt gebracht. Sie umfasst Module für Talentmanagement, Mitarbeitervergütung, Personalmanagement und Work-Life-Lösungen.

Ultimate Software

Ultimate Software wurde von Forbes als das siebte innovativste Wachstumsunternehmen eingestuft. Das Unternehmen bietet ein einheitliches System für die Personalverwaltung, die Gehaltsabrechnung und das Talentmanagement. Die Systeme umfassen Zeiterfassung, Onboarding, Leistungsmanagement, Vergütung, Nachfolgemanagement und mehr.

Spezialist für Personalinformationssysteme & Analyst für Personalinformationssysteme

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Es gibt zwei Berufsbilder, die mit HRIS zu tun haben. Die erste ist der Human Resource Information Specialist. Der Spezialist für Personalinformationssysteme ist für die Implementierung und Pflege des HRIS in der Organisation verantwortlich.

Dazu gehört auch die Schulung von Personalfachleuten im Umgang mit dem System. Diese Funktion ist normalerweise in der IT-Abteilung der Personalabteilung angesiedelt.

Der Analyst für das Personalinformationssystem bietet Unterstützung für das HRIS. Dazu gehört die Erforschung und Lösung von HRIS-Problemen und die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen wie der Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Als Analyst bist du auch an der Erstellung von Standard- und Ad-hoc-Berichten für das Personalinformationssystem und an der Verbesserung der HRIS-Prozesse beteiligt. Das bedeutet, dass du die Erfahrung der Mitarbeiter bei der Nutzung der Systeme verbesserst, benutzerfreundliche Neuerungen entwickelst und neue Richtlinien einführst, die sich im System widerspiegeln.

Das Human Resources Information System ist heute jedoch eine wesentliche Fähigkeit für alle HR-Mitarbeiter/innen. Es kann sein, dass es in deinem Unternehmen kein eigenes Personal für das Personalinformationssystem gibt. In der Regel ist das bei großen Unternehmen der Fall.

Human Resources Information System Zertifizierung
Wenn du mehr über die Implementierung von Personalinformationssystemen und den Aufbau und die Verwaltung einer digitalen HR-Strategie erfahren möchtest, empfehlen wir dir unser Digital HR-Zertifikatsprogramm, das dir ein solides Verständnis für diese Themen vermittelt.

Je nachdem, welche HR-Plattform dein Unternehmen nutzt, kannst du dich auch für eine herstellerspezifische Zertifizierung entscheiden.

Wer sich auf Personalinformationssysteme spezialisieren möchte, sollte IT und HRM studieren. IT ist nützlich, um die Feinheiten des Systems zu verstehen, während HRM hilft, die Prozesse zu verstehen, die das HRIS unterstützt.

Wenn du beides kombinierst, kannst du bessere Entscheidungen treffen, wenn es um die Einführung und den Betrieb des Systems geht.

Einführung eines Personalinformationssystems in 6 Schritten

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Wir könnten mehrere Artikel über die Einführung eines Personalinformationssystems schreiben. In diesem Artikel geben wir einen allgemeinen Überblick. Die Implementierung von Software kann in mehrere Phasen unterteilt werden.
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1. Suche. Beginne deine Implementierung, indem du herausfindest, was deine verschiedenen Interessengruppen von einem HRIS erwarten. Auf der Grundlage dieser Anforderungen kannst du eine Liste mit potenziellen Anbietern erstellen. Dann kannst du diese Anbieter einladen, Vorschläge zu machen. Im Idealfall hast du dich am Ende dieser Phase für einen geeigneten HRIS-Anbieter entschieden.
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2. Planen und Abstimmen. In dieser Phase entscheidest du dich für einen Implementierungspartner, bildest einen Lenkungsausschuss und ein Implementierungsteam. Der Lenkungsausschuss besteht in der Regel aus leitenden Vertretern des von dir gewählten HRIS-Anbieters, dem Personaldirektor deines Unternehmens, dem internen Projektmanager und vorzugsweise einem leitenden Benutzer aus deinem Unternehmen (optional). Die Hauptaufgabe des Implementierungsteams ist die Arbeit an den täglichen Aufgaben, die sich aus der Implementierung ergeben.
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3. Definieren und Entwerfen. Zu diesem Zeitpunkt musst du deine Benutzergruppen festlegen und deine Prozesse und Arbeitsabläufe skizzieren. Lege die funktionalen und technischen Anforderungen an deine HRIS-Infrastruktur, das System und die Sicherheit fest. Beachte auch, dass du in dieser Phase möglicherweise eine Integration zwischen deinem Personalinformationssystem und anderen bestehenden Systemen herstellen musst.
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4. Konfigurieren und Testen. In dieser Phase musst du ein Kerntestteam zusammenstellen, das dein neues HRIS testet und dir Feedback für mögliche Verbesserungen gibt. Danach solltest du auch einen Benutzerakzeptanztest durchführen, bei dem du eine Reihe von Benutzern einbeziehen kannst, um endgültiges Feedback zu geben.
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5. Trainiere und Kommuniziere. Vor dem Go-live-Moment musst du ein Schulungsprogramm für dein technisches Personal, einen Kommunikationsplan, eine Seite mit häufig gestellten Fragen und andere Support-Dokumente erstellen.
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6. Einführen und Aufrechterhalten. Sobald alle Supportprozesse eingerichtet sind, kannst du dein HRIS offiziell in Betrieb nehmen. Denke daran, ständig Rückmeldungen zu sammeln und dein Schulungsmaterial an die sich entwickelnden Systeme anzupassen. Eine konstante, präzise Kommunikation ist hier der Schlüssel.
   
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Wenn du diese sechs Schritte befolgst, kannst du das beste Personalinformationssystem für dein Unternehmen auswählen und einführen. Wenn du noch mehr ins Detail gehen möchtest, solltest du dir das Digital HR Certification Programm ansehen. Dieses Programm bietet Kurse zu Design Thinking im Personalwesen und zum Aufbau und zur Umsetzung einer digitalen Personalstrategie. Diese Elemente sind wichtig, wenn es darum geht, Nutzeranforderungen zu definieren und eine Softwarelösung zu implementieren.

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