Personalstruktur | Definition, Kennzahlen

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Definition

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Die Personalstruktur bezieht sich auf die personelle Zusammensetzung des Personals nach einzelnen Kriterien oder Merkmalen. Differenziert werden kann z.B. nach:

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• Alter
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• Betriebszugehörigkeit
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• Geschlecht
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• Staatsangehörigkeit
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• Entgeltform
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• Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit)
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• Arbeitsverhältnis (befristet, unbefristet)
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• Stellung im Unternehmen (obere, mittlere, untere Führungsebene)

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Kennzahlen zur Personalstruktur können Hinweise dafür bieten, ob die betrieblichen Anforderungen an die Belegschaft den vorhandenen Qualifikationen entsprechen und ob die Zusammensetzung geeignet ist, um Unternehmensziele erreichen zu können. Eine Altersstrukturanalyse beispielsweise kann als Grundlage für die Nachwuchsplanung und das Demografikmanagement im Unternehmen dienen.

Kennzahlen zur Mitarbeiterstruktur

Zur Planung und Bewertung der Personalstruktur können Firmen verschiedene qualitative Personalkennzahlen verwenden. Anhand der Kennzahlen können Ziel-Leistungs-Vergleiche vorgenommen werden: Werden bestimmte Zielwerte oder eine bestimmte Zielbandbreite erreicht (z.B. Anteil der Manager, Frauenanteil)? Ist der Mitarbeiterstamm passend für die Erreichung der jeweiligen Vorgaben des Arbeitgebers? An welcher Stelle müssen Veränderungen vorgenommen werden? Ein Beispiel wäre, dass ein Pflegedienstleister seine Quote an Minijobbern, Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigten berechnet und feststellt, dass die Zahl der Minijobber zu hoch ist: Diese können den gleichen organisatorischen Aufwand verursachen wie reguläre Mitarbeiter, bringen aber weniger Umsatz, weil sie weniger Stunden arbeiten. Das Unternehmen könnte also entsprechende Korrekturen einleiten. Personalkennzahlen, die für die Gestaltung und Lenkung der Mitarbeiterstruktur bedeutsam sein können, sind u.a:

Qualifikationsstruktur:

Die Qualifikationsstruktur gibt an, wie hoch der Anteil der Beschäftigten mit einer bestimmten Qualifikation an der Gesamtbelegschaft ist. So kann z.B. angegeben werden, wie hoch der Anteil an Facharbeitern, ungelernten Arbeitern, Mitarbeitern mit einem Meisterbrief, einem Universitäts- oder Fachhochschulabschluss oder einem bestimmten Schulabschluss (Schulabschluss, Realschulabschluss, Hauptschulabschluss) ist. Die Qualifikationsstruktur wird berechnet, indem der Anteil der Beschäftigten mit einer bestimmten Qualifikation durch die Gesamtzahl der Beschäftigten dividiert und mit 100 multipliziert wird.   In Unternehmen mit vielen qualifizierten Mitarbeitern spielen Personalentwicklung und -beurteilung oft eine vergleichsweise große Rolle.

Teilzeitanteil:

Um herauszufinden, ob das Verhältnis zwischen Voll- und Teilzeitbeschäftigten im Unternehmen angemessen ist und dem definierten Zielwert entspricht, kann die Teilzeitquote herangezogen werden. Diese kann weiter differenziert werden, zum Beispiel nach Funktionsbereichen im Unternehmen. Sie wird berechnet, indem die Gesamtzahl der teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter dividiert und mit 100 multipliziert wird. Hilfsweise kann auch die Gesamtzahl der von teilzeitbeschäftigten Mitarbeitern geleisteten Stunden durch die Gesamtzahl der geleisteten Stunden geteilt werden.

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Managementanteil:

Dieser wird berechnet, indem die Zahl der Führungskräfte durch die Gesamtzahl der Beschäftigten geteilt und mit 100 multipliziert wird. Die Berechnung kann z.B. durch Unterteilung nach Unternehmensbereichen oder Managementebenen erfolgen. Weichen die errechneten Werte (im Branchendurchschnitt) stark nach unten oder oben ab, kann dies ein Indiz für einen zu hohen oder zu niedrigen Anteil an Führungskräften sein.

Auszubildendenquote:

Die Ausbildungsquote wird berechnet, indem die Anzahl der Auszubildenden durch die Gesamtzahl der Beschäftigten geteilt und mit 100 multipliziert wird. Die Quote kann Aufschluss darüber geben, ob das Unternehmen genügend Nachwuchskräfte ausbildet. Um einen Zielwert bzw. Zielkorridor festzulegen, müssen die zu erwartenden Personalabgänge bzw. erforderlichen Neueinstellungen ermittelt werden. Die Daten dafür liefert z.B. die Personalbedarfsplanung. Die Quote kann durch die Anwendung auf bestimmte Qualifikationen festgelegt werden.

Anteil von Frauen/Männern:

Um den Anteil der Mitarbeiterinnen an der Gesamtbelegschaft zu ermitteln, wird der Anteil der weiblichen Beschäftigten durch die Gesamtzahl der Beschäftigten geteilt und mit 100 multipliziert.  Der Anteil der Männer kann auf die gleiche Weise berechnet werden. Eine alternative Berechnung besteht darin, die Zahl der normalen Arbeitsstunden der männlichen oder weiblichen Beschäftigten durch die Gesamtzahl der normalen Arbeitsstunden zu teilen. Um beispielsweise die Frauenquote in einer bestimmten Hierarchiestufe zu berechnen, kann die Berechnung auch nach Hierarchiestufen differenziert werden.

Mehrarbeitsquote:

Die Überstundenquote gibt an, wie hoch die Zahl der geleisteten Überstunden im Verhältnis zur Zahl der Normalarbeitsstunden in der Belegschaft oder auch in bestimmten Bereichen oder Abteilungen ist. Eine dauerhaft hohe Überstundenquote kann auf eine erhöhte Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und die Notwendigkeit einer Kapazitätserweiterung oder der Einstellung weiterer Mitarbeiter hinweisen.

Anteil der Beschäftigten mit unterschiedlicher Vergütung:

Um den Anteil der Beschäftigten mit variabler Vergütung zu berechnen, wird dieser durch die Gesamtzahl der Beschäftigten geteilt. Je nachdem, wie hoch der Anteil der variablen Vergütungsbestandteile ist, können die Mitarbeiter weiter klassifiziert werden.

Durchschnittsalter der Belegschaft:

Zur Berechnung des Durchschnittsalters wird die Summe der Lebensalter aller Mitarbeiter durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Ziel ist es in der Regel, ein Gleichgewicht zwischen älteren und jüngeren Arbeitnehmern zu erreichen, die von der Erfahrung ihrer älteren Kollegen profitieren können. Ein Anstieg des Durchschnittsalters kann z. B. darauf hinweisen, dass in Zukunft aufgrund des Ausscheidens älterer Arbeitnehmer Personalengpässe auftreten können oder dass wenige/keine jüngeren Arbeitnehmer eingestellt wurden. Ein sinkendes Durchschnittsalter kann darauf hindeuten, dass ältere Mitarbeiter ausscheiden und/oder überwiegend jüngere Mitarbeiter eingestellt werden. Ein Alterssituationsbericht kann Hinweise auf mögliche Risiken geben, z.B. wenn in bestimmten Funktionsbereichen Überalterungstendenzen zu beobachten sind. Wenn viele ältere Mitarbeiter gleichzeitig in den Ruhestand gehen, besteht die Gefahr eines Wissensverlustes, dem durch einen Know-how-Transfer an jüngere Mitarbeiter begegnet werden kann. Generell stellt sich in diesem Fall die Frage nach einer geeigneten Einstellung und Planung von Nachwuchskräften. Eine ältere Belegschaft kann auch mit einem höheren Krankenstand verbunden sein und kann Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung sinnvoll machen.

Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit:

Diese wird berechnet, indem die Gesamtbetriebszugehörigkeit durch die Gesamtmitarbeiterzahl geteilt wird. Die Kennzahl gibt einen Hinweis auf die Beschäftigungsstabilität und kann ein Hinweis auf die Beschäftigungszufriedenheit geben.

Fazit

Die Personalstruktur eines Betriebs kann mit bestimmten Zielwerten oder in bestimmten Zugängen einhergehen, z.B. bezogen auf den Anteil der Manager oder die Ausbildungsstruktur. Mithilfe von Kennzahlen kann die Ist-Zusammensetzung in Bezug auf bestimmte Kriterien dargestellt und mit den Zielwerten verglichen werden. Bei Abweichungen müssen ggf. Maßnahmen ergriffen werden, um sich den Zielwerten anzunähern bzw. diese zu erreichen. Beispiele für Kennzahlen, die für die Planung der Personalstruktur wichtig sein können, sind die Teilzeitquote, die Auszubildendenquote, das Durchschnittsalter der Belegschaft oder die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit. Die Werte können unter anderem Aussagen über einen bestimmten Status quo zulassen: Eine lange Betriebszugehörigkeit deutet beispielsweise auf eine Stabilität der Belegschaft hin und kann als Indikator für die Arbeitszufriedenheit interpretiert werden.

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