Erfolgreiches Remote Onboarding | 7 wichtige Strategien – FiveTeams

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Remote-Mitarbeiter sind keine Ausnahme mehr, sondern haben sich zu einem wichtigen Teil der Belegschaft entwickelt. Damit einhergehend ändert sich auch die Art und Weise, wie Unternehmen neuer Mitarbeiter onboarden.

Ein effektives Onboarding wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus und gibt Menschen früh das Gefühl gebraucht zu werden und dazuzugehören.

Dell stellt beispielsweise alle Onboarding-Materialien auf einer speziellen Website bereit, einschließlich Dokumentation, Videos und einem Erfolgsteam, das per Chat und E-Mail erreichbar ist.

Stack Overflow organisiert Anrufe zwischen neuen Mitarbeitern und den Führungskräften des Unternehmens, um die Geschichte des Unternehmens aus erster Hand zu erfahren und die Tür für Fragen zu öffnen. Außerdem wird den neuen Mitarbeitern ein Mentor zugewiesen.

Diese Remote-Onboarding-Prozesse haben neuen Mitarbeitern den Einstieg in neue Gefilde enorm erleichtert.

Im Folgenden klären wir zunächst was Remote Onboarding genau bedeutet. Darüber hinaus finden Sie in diesem Ratgeber Strategien, die Sie vor, während und nach der Einarbeitung umsetzen können.

Was ist Remote Onboarding?

Unter Remote Onboarding versteht man den vorwiegend virtuellen Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen und die Vertrautmachung mit der Unternehmenskultur und den Unternehmensrichtlinien, damit er zu einem effektiven Mitglied des Teams werden kann.

Ein guter Onboarding-Prozess erinnert an das Einsteigen in ein Flugzeug. Zu Beginn eines Abenteuers werden Sie von jemandem begrüßt, der sich freut, dass Sie da sind. Sie helfen Ihnen, Ihren Sitzplatz zu finden und sich zu akklimatisieren, damit der Flug angenehm wird und Sie sicher an Ihr Ziel kommen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen sieben effektive best-practice Strategien vor, die Sie im Rahmen ihres Remote Onboarding Prozesses nutzen können.

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1.    Beginnen Sie so früh wie möglich

Das E-Commerce Start-Up Healivery fügt neue Mitarbeiter zu Team-Slack-Gruppen hinzu und schickt ihnen bis zu drei Wochen vor ihrem Start Informationen über die Unternehmenskultur und die Projekte, an denen sie arbeiten werden.

Versuchen Sie, den neuen Mitarbeitern frühzeitig Videos zu schicken, einen Link für Werbegeschenke, einen Mentor zu vermitteln oder sie auf Ihre Social-Media-Kanäle zu verweisen, um sie für die Arbeit zu begeistern.

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2.    Schaffen Sie ein Gefühl der Zugehörigkeit

Viele neue Remote-Mitarbeiter leiden zu Beginn unter dem Impostorsyndrom. Dies bedeutet, dass sie sich isoliert fühlen und nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, um Feedback zu erhalten oder Fragen zu stellen.

Das Arbeiten im Home-Office birgt die inhärente Herausforderung das Miteinander eines physischen Büros zu kompensieren.

Eine effektive Taktik in diesem Zusammenhang ist das Zuweisen eines gleichaltrigen „Orientierungs-Buddy“, an den sich neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jederzeit wenden können, um gemeinsam zu wachsen und zu lernen.

3.    Legen Sie von Anfang an Wert auf persönliche Weiterentwicklung

Laut einer Studie wünscht sich die Mehrheit neuer Mitarbeiter mehr Schulungen, die sie beruflich und persönlich weiterbringt.

Bieten Sie daher neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, während oder nach der Einarbeitungszeit Online-Kurse zu besuchen oder eine Förderung für die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Wahl zu erhalten. In diesem Zusammenhang können auch jährliche Budgets vergeben werden, die Mitarbeiter selbstständig ausgeben können zur Weiterbildung.

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4.    Stellen Sie ein digitales Mitarbeiterhandbuch inklusive Unternehmenskultur bereit

Bemühen Sie sich, alle vorhandenen Mitarbeiterunterlagen sowie Informationen über die Unternehmenskultur und die Geschichten zur Entstehung des Unternehmens zu digitalisieren.

Viele Unternehmen nutzen ein Intranet oder ein internes Wiki, um die digitale Dokumentation von Projekten, Erfolgen, Misserfolgen und der Kultur außerhalb des Tagesgeschäfts zu pflegen.

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5.    Stellen Sie einen individuellen Onboarding-Plan mit Video-Check-Ins und Zielen auf

Remote-Mitarbeiter freuen sich auf konkrete Ziele und die Möglichkeit, sich mit ihrem Vorgesetzten persönlich zu treffen. Mitarbeiter, die während des Onboarding richtig unterstützt werden, sind als neue Mitarbeiter produktiver.

Lassen Sie die Unterstützung nicht nach der ersten Woche enden, sondern versuchen Sie, einen 30/60/90-Tage-Plan mit Aktionspunkten und Zielen für jeden Meilenstein zu erstellen. Auch können nach der OKR Methode (objectives und key results) wichtige Ziele und Meilensteine erarbeitet werden, welche vierteljährlich evaluiert werden.

Dieser Plan stellt dann ein wichtiges Dokument dar, welches dem neuen Mitarbeiter Struktur und Orientierung verleiht.

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6.    Schneller Zugang zum Intra- und Internet

Als Remote Mitarbeiter sind Sie über das Internet mit Ihrem Team verbunden. Ohne Zugang zum digitalen Arbeitsplatz, d. h. zum Intranet des Unternehmens, zu Messaging-Apps, Videokonferenzsoftware und anderen Apps und Tools, haben neue Mitarbeiter das Gefühl, dass sie davon abgeschnitten sind, Fragen zu stellen und sich mit den Abläufen im Team vertraut zu machen.

Beginnen Sie das Onboarding mit einer frühzeitigen IT-Einrichtung, damit Ihre neuen Teammitglieder von Anfang an ihre Passwörter und ihre Zugänge erhalten.

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7.    Fördern Sie gemeinsames Lernen

Im Rahmen einer Fallstudie oder einer gemeinsamen Gruppenarbeit können neue Mitarbeiter wichtige soziale Beziehungen knüpfen. Darüber hinaus können Teams fachübergreifend geschult werden.

Lassen Sie beispielsweise einen neuen Vertriebsmitarbeiter während der Einarbeitungszeit mit einem Marketingmitarbeiter und einem Mitglied des Customer Success Teams zusammenarbeiten, damit der oder die neue Mitarbeiter/in später Kontakte zu anderen Abteilungen besitzt.

Abschließende Remote Onboarding Checklist

• Holen Sie sich wertvolles Feedback ein während des gesamten Onboarding Prozesses. Ihre externen Mitarbeiter können Ihnen genau sagen, was Sie bei der nächsten Gruppe von Neueinstellungen verbessern können.

• Führen Sie eine Orientierungsveranstaltung für das Team durch und stellen Sie den neuen Teammitgliedern Links zu allen Teamdokumenten, einem Organigramm, relevanten Kontaktinformationen, Teamkalendern und allen anderen Dingen zur Verfügung, die Ihr Team täglich verwendet.

• Planen Sie einen Kick-off mit der Personalabteilung. In diesem Zusammenhang können Ihre neuen Mitarbeiter alle HR-Dokumente digital unterschreiben, sich über Sozialleistungen informieren und alle Konten einrichten, auf die sie Zugriff benötigen.

• Planen Sie eine Einzel- oder Gruppeneinweisung per Videokonferenz und erläutern Sie die Mission, Werte und die Werte Ihres Unternehmens. Stellen Sie im Vorfeld eine Tagesordnung auf und senden Sie eine digitale Kopie Ihres Mitarbeiterhandbuchs sowie alle Unterlagen, die der neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung benötigt. Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter sowohl einen Mentor als auch einen Orientierungspartner zu.

• Stellen Sie Ihre neuen Mitarbeiter allen Mitgliedern des Teams vor. Richten Sie hierfür beispielsweise Video-Coffee-Chats ein.

• Geben Sie neuen Mitarbeitern genug Zeit, um Videos, Dokumente, das interne Wiki usw. durchzusehen.

• Veranstalten Sie ein Kick-off Event mit der IT-Abteilung, bei der neue Mitarbeiter Tools und Passwörter erhalten, zu relevanten Slack- oder Messaging-Gruppen hinzugefügt werden, E-Mail-Zugang erhalten und Zeit haben, um sich mit der neuen Software vertraut zu machen, die sie verwenden werden.

• Senden Sie neuen Mitarbeitern Links zu Artikeln über die Unternehmenskultur, Videos und Links zur Bestellung von Werbegeschenken. Wenn Sie Hardware zur Verfügung stellen, sorgen Sie dafür, dass diese frühzeitig eintrifft, damit Ihr Mitarbeiter für die Einarbeitung gerüstet ist.

• Erstellen Sie einen individuellen 30/60/90-Tage-Onboarding-Plan mit Video-Check-Ins und Zielen.

• Führen Sie rollenspezifische Schulungen durch. Stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter die Kontaktinformationen und ein Videomeeting mit allen Personen hat, mit denen er während des Einarbeitungsprozesses regelmäßig zusammenarbeiten oder interagieren wird. Bieten Sie Schulungen und alle erforderlichen Zertifizierungen für alle Personen an, die neu in dem Bereich oder der Position sind.

• Lassen Sie einen Produkt-, Vertriebs- oder Dienstleistungsvertreter (oder vielleicht sogar alle drei!) in einer Produkt- bzw. Dienstleistungsorientierung erläutern, was genau Ihr Unternehmen tut oder verkauft. Achten Sie darauf, dass die neuen Mitarbeiter Zeit haben, um Fragen über die Funktionsweise Ihrer Dienstleistung, die Preisgestaltung und die Historie Ihres Produkts zu stellen.

Mit diesen Strategien und Taktiken wird ihr Remote-Onboarding zum Erfolg und Sie sorgen dafür, dass ihre neuen Remote-Mitarbeiter sich nicht isoliert oder abgeschnitten fühlen.

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